Règlement de médiation

II ème PARTIE : MÉDIATION

Préambule

Un conflit, quel qu’il soit, surtout lorsqu’il touche une PME, fragilise l’entreprise et ses relations d’affaires. Il pèse sur ses résultats et ses performances et, si une issue rapide au litige n’est pas trouvée, cela peut aller jusqu’à mettre en péril son développement, voire son existence même. Aujourd’hui, l’entreprise peut décider d’avoir recours à un moyen économique et rapide de régler ses conflits, en dehors du tribunal, en ayant recours aux Modes Alternatifs de Règlement des Conflits (MARC) dont les principaux sont l’arbitrage et la médiation ou conciliation.

En plus de l’arbitrage, le Centre d’Arbitrage du Congo (CAC) offre depuis sa création la possibilité de recourir à la médiation ou conciliation. Elle reste toutefois méconnue et peu utilisée en RDC en dépit des avantages qu’elle représente pour les milieux d’affaires, et notamment pour les PME en tant que source d’économie de temps, d’argent et d’énergie.

En effet, la médiation ou conciliation en tant que mode amiable de résolution des conflits, offre une sphère de confidentialité et de confiance particulière permettant aux entreprises de négocier et de trouver, par elles-mêmes, une solution mutuellement acceptable à leur différend. Le médiateur se charge d’organiser ces échanges, sans intervenir sur le fond du conflit, laissant pleine liberté aux parties pour décider de l’issue à réserver à leurs difficultés. Il ne donne pas son avis (contrairement à l’expert) et ne tranche pas le litige (contrairement à l’arbitre).

Avec la certification de ses premiers médiateurs formés par les experts du Centre International du Commerce, le CAC a pensé mettre à la disposition du public le présent règlement adapté aux normes internationales en la matière.

Clause type de médiation

Tous différends qui viendraient à se produire à propos de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou de l’inexécution, de l’interruption ou de la résiliation du présent contrat seront soumis à la médiation d’un médiateur nommé conformément au règlement de médiation du Centre d’arbitrage du Congo auquel les parties déclarent adhérer.

Article 1 : Objet

Tout différend d’ordre commercial ou autre peut faire l’objet d’une médiation par les soins d’un médiateur unique désigné par le Centre d’Arbitrage du Congo, ci-après désigné « Centre » ou « CAC ».

La médiation est mise en œuvre : – à la demande des parties lorsqu’elles en conviennent à la naissance du litige ; – à la demande de l’une d’elles qui souhaite voir le Centre proposer cette médiation et si l’autre partie ne s’y oppose pas ; – ou à la demande de l’une d’elles lorsque les parties en sont convenues aux termes de leur contrat (cf. clause type proposée).

Toute médiation dont l’organisation est confiée au CAC emporte adhésion des parties au présent règlement.

Article 2 : Demande de Médiation

La partie qui désire recourir à la conciliation adresse sa demande en double au secrétariat du Centre d’Arbitrage du Congo, en exposant succinctement l’objet de sa demande et en y joignant toutes pièces utiles.

La requête n’est enregistrée au Secrétariat que si elle est accompagnée du paiement des frais tels que fixés selon le barème en vigueur, en application de l’article 8 du présent règlement.

Article 3 : Réponse à la demande de Médiation

Une fois la demande enregistrée, le Centre en informe l’autre partie, pour lui proposer la mise en œuvre de la médiation. Il lui adresse le présent règlement et lui laisse un délai de 15 jours pour y répondre.

Si la partie requise accepte de participer à la tentative de conciliation, elle informe dans le délai imparti le secrétariat du Centre de cette acceptation.

Faute de réponse dans le délai imparti ou en cas de réponse et le Centre d’Arbitrage du Congo informe la partie demanderesse de ce rejet dans les délais les plus brefs, le montant des frais administratifs lui demeurant acquis.

Article 4 : Désignation du Médiateur

Dès l’accord des parties sur la médiation ou lorsque le contrat contient une clause d’adhésion au présent règlement, le Centre désigne un médiateur, choisi en fonction de la nature du litige. Aussitôt informé de sa nomination, le conciliateur informe les parties de sa désignation et leur impartit un délai pour faire valoir leurs moyens.

Toute désignation d’un médiateur effectuée par les parties est soumise à validation du Centre.

Le CAC peut proposer aux parties qu’assiste aux réunions de médiation un médiateur en formation, qui est alors tenu à la même obligation de confidentialité que le médiateur.

Article 5 : Rôle du Médiateur et déroulement de la Médiation

Le médiateur diligente librement la tentative de conciliation, guidé par les principes de neutralité, d’impartialité et d’indépendance avec pour objectif la fin du conflit et la recherche d’une solution durable et satisfaisante pour les parties.

Il fixe, en accord avec les parties, le lieu de la tentative de conciliation, au cas où ces dernières souhaiteraient qu’elle se tienne hors du Centre d’Arbitrage du Congo.

S’il l’estime utile, il peut entendre les parties séparément.

Lors de la première réunion fixée avec le médiateur, ce dernier apprécie l’opportunité de faire signer par les parties une convention de médiation, dont un modèle est annexé.

Il peut à tout moment de la tentative de conciliation, demander à une partie de mettre à sa disposition les renseignements complémentaires qu’il juge nécessaire à son information.

Les parties, si elles le jugent utile, peuvent se faire assister par un conseil de leur choix.

La durée de la médiation ne peut excéder deux mois à compter de la désignation du médiateur par le Centre. Cette durée peut être prolongée par accord de toutes les parties, le Centre se réservant la possibilité de clore d’office le dossier à l’expiration d’un délai de six mois à compter de la saisine du médiateur, les frais administratifs lui demeurant acquis. A tout moment, chacune des parties peut librement mettre un terme au déroulement de la médiation.

S’il apparaît au médiateur que le processus de médiation n’aboutira pas à un accord, il peut mettre fin d’office à sa mission.

Article 6 : Confidentialité de la Médiation

La médiation a un caractère confidentiel. Dès l’enregistrement de la demande de médiation par le Secrétariat du Centre, tous les travaux et communications sont couverts par une stricte règle de confidentialité ; aucune constatation, déclaration ou proposition effectuée devant le médiateur ou par lui ne peut être utilisée ultérieurement, même en justice, sauf accord formel de toutes les parties.

Toute personne participant à la médiation, à quelque titre que ce soit, est soumise à cette règle. Le médiateur ne peut révéler le contenu d’une information reçue d’une partie à l’autre qu’après avoir obtenu l’autorisation de la première.

Les parties s’engagent à ne pas faire état comme élément de preuve, dans une procédure arbitrale ou judiciaire, de quelque nature qu’elle puisse être :
– de vues exprimées ou de suggestions faites par l’autre partie en vue d’une solution éventuelle du litige ;
– des propositions présentées par le médiateur ;
– du fait que l’une d’entre elles ait indiqué qu’elle était prête à accepter une proposition d’accord présentée par le médiateur.

Article 7 : Terme de la Médiation

La médiation prend fin suivant le cas :
– par la signature d’un accord par les parties qui constatera les termes et les conditions de l’accord. Celui-ci demeure confidentiel, sauf si sa mise en œuvre ou son application imposent sa révélation.
– à l’initiative du médiateur si la médiation lui paraît impossible. Il rédige alors un procès-verbal constatant l’échec de la médiation. Le médiateur n’a pas à motiver sa décision.
– à l’initiative d’une partie qui, à tout moment de la tentative de conciliation, notifie au médiateur sa décision de ne pas poursuivre la médiation.

Dès la fin de la médiation, le médiateur communique au secrétariat du Centre d’Arbitrage du Congo, selon le cas, la transaction signée par les parties, le procès-verbal de carence, ou la décision des parties ou de l’une d’entre elles de ne pas poursuivre la tentative de conciliation.

Article 8 : Frais et honoraires de Médiation

Toute demande de médiation du Centre d’Arbitrage du Congo doit être accompagnée du versement d’une provision forfaitaire pour frais administratifs, fixée conformément au barème en vigueur.

Après transmission du dossier au médiateur et sur avis de ce dernier, le Centre fixe, compte tenu de la complexité du litige, une somme qui devra être versée à titre de provision et à parts égales par chaque partie.

À la fin de la médiation, le Centre liquide le montant des frais et honoraires de la médiation, afin que les parties puissent inclure ce montant dans leur accord.

Article 9 : Dispositions diverses

Sauf accord des parties, le conciliateur s’interdit de remplir les fonctions d’arbitre, de Représentant ou de conseil d’une partie, dans une procédure judiciaire ou arbitrale relative au litige ayant fait l’objet de la procédure conciliation.

Les parties s’interdisent de le citer comme témoin dans une telle procédure sauf accord entre elles.

Article 10 : Interprétation et règlement en vigueur

Toute interprétation du présent règlement est du ressort du Centre d’Arbitrage du Congo.

La demande de médiation est instruite conformément au règlement et au barème en vigueur au jour de son introduction.